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企业合同全程管理实操秘籍

本文摘要:在现代企业的规范管理拒绝下,所有的业务都应该议定合约。合约的重要性必鄙批评。然而,很多业务人员甚至后台人员指出,讲合约、签合同是业务部门的事;判合约、管合约是法务和商务部门的事。 法务把合约审查工作作好,使我方风险最小化、利益最大化,合约风险就能获得有效地掌控。

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在现代企业的规范管理拒绝下,所有的业务都应该议定合约。合约的重要性必鄙批评。然而,很多业务人员甚至后台人员指出,讲合约、签合同是业务部门的事;判合约、管合约是法务和商务部门的事。

法务把合约审查工作作好,使我方风险最小化、利益最大化,合约风险就能获得有效地掌控。那么,否法务通过缜密精细的工作改动构成一份极致的合约,就可以高枕无忧?我们假设一份待签订的合同文本非常规范 ... 然而,很多业务人员甚至后台人员指出,讲合约、签合同是业务部门的事;判合约、管合约是法务和商务部门的事。

法务把合约审查工作作好,使我方风险最小化、利益最大化,合约风险就能获得有效地掌控。那么,否法务通过缜密精细的工作改动构成一份极致的合约,就可以高枕无忧? 我们假设一份待签订的合同文本非常规范,但若资信管理部门并未对对方的资信能力展开审查,造成与没还款能力的合作方展开签订,将给企业带给风险和损失;再行假设,法务把合同条款改动得十分极致,但是业务不予接纳,或者合约对方几乎未予拒绝接受,最后盖章的版本和法务改动的版本千差万别,那么法务对合约的改动是徒劳的;更进一步假设,合约成功的改动及签订,但是先前未按照合同条款去遵守,那么合约未充分发挥实际的约束起到,且有可能因债权人而分担法律责任。因此,合约审查的结果是与信用部门、业务部门、用印部门都密切相关的。

由此可见,合约管理无法等同于合约审查。以合约签订为界,合约签订前牵涉到资信审查、立项、谈判;合约签订中牵涉到合约审查、审查意见的对系统、合约的审核和用印;合约签订后牵涉到还款的第一时间、副本及证据收集。合约审查意味着是合约管理的一个环节。

如下图右图:所有前述环节的管理联合包含合约全程管理。集团法务部将合约全程管理作为重点工作,展开了各方面的调研,通过向各产业集团搜集自评论报告、对重点企业展开专访和座谈,构成《合约全程管理调研报告》,展出各产业集团合约全程管理的亮点和问题,并从前、中、后三个阶段编写了合约全程管理的提示,明确提出合约管理中规范、有益、有利于风险掌控的作法,本文将挑选合约签订前、中、后的几个关键环节展开阐述和探究。一、合约签订前的资信审查管理 (一)内外部作法及案例 合约成形之前,对合约的管理就早已开始了。合约签订前,资信审查环节最为关键,关系到在一份合约里,否挑选了适合的交易对象、采行了适合的交易方式。

我们朝方正集团外部看一些优秀企业的涉及作法。比如西门子,恪守“四眼原则”,即两只眼睛看业务,两只眼睛看商务,所有根本性的业务决策都由业务部门和后台部门联合来作出。西门子非常重视资信管理,有一个完备和独立国家的信用管理团队,资信审查管理分成三个模块:客户资信调查评估、客户资信档案的创建和管理、客户资信信息的定期改版。

方正集团内部各企业对于资信审查管理的水平更为参差不齐,审查标准有的更为完善,有的却更为坚硬;负责管理资信审查的部门也不一。调研中我们找到方正内部的如下实际案例。方正A公司长年合作并划入年度供应商名录的一家供应商,仍然为A公司获取产品和服务,但方正A公司找到该供应商长年采行第三方代收款的方式与A公司交易,通过更进一步理解,找到该供应商早就被注销营业执照。在资信审查环节的掉以轻心,造成公司长年与一早已被注销的无合法民事主体资格的对方展开交易,使服务的获取及产品的质量缺少合理的确保。

(二)资信审查管理分工及流程提示 经调研,我们指出,在合约签订前的资信审查环节,较理想的部门设置及流程如下图:资信审查发动部门(一般是业务部门):负责管理向合约对方搜集涉及的基础资信材料,递交或者补足给资信审查部门; 资信审查管理部门明确是指本单位的信用部门或分担运营管理职能的部门,负责管理展开资信审查从而确认合约对方的签下资质和还款能力,根据审查结果对合约对方展开合理的授信,并将结果对系统给各涉及部门; 资信审查帮助部门,还包括法务部门和财务部门等,在此过程中获取和本部门职能涉及的帮助,法务部门重点帮助审查合约对方主体否合法、有效地等,财务部门主要帮助审查对方财务数据涉及的内容。在资信审查环节的部门设置中,最核心的是资信审查管理部门,该部门应该是专职的,须要有充足的能力和配有充足的人员来分担资信审查工作。

实践中,有的公司有大量的资信审查事项,但仅在某部门中设置一两名资信审查人员,无法符合实际市场需求;有的公司资信审查发动部门和管理部门是一体的,即由业务部门自行展开资信审查,不易使业务部门出于业绩的考虑到对辨别缺少中立性和客观性,前述情形应该不予防止。(三)资信审查方式及拒绝提示 根据合约对方系由新的合作方或长年合作方,资信审查方式及拒绝不应区别对待。

详细审查内容建议参照下表格设置:二、合约签订中的审查意见反馈管理 (一)内外部作法及案例 合约签订中,每个公司基本都会制订合约审查、审核及用印适当的制度和流程,但对于合约审查意见的对系统,作法千差万别,是实践中的难题。在集团外部,大量金融企业,以及中石化等企业,所有的合约在签订前由法务再次证实,若并未拒绝接受法务意见且法务指出仍不存在较小风险,则无法对合约不予用印。

误解部分企业的高风险合约由公司CEO作为审核人。方正集团内部多家企业并未创建起具体、规范的合约审查对系统流程;或者不存在虽有对系统,但对系统内容坚硬、流于形式的情形。调研中我们找到方正内部的如下实际案例。

方正B公司某项目中,因供应商拒绝接受按照合约誓约发货,造成项目无法成功进展,数千万应收款回款艰苦,产生大量资金占压成本。经一再理解,供应商拒绝接受发货系由因为经办销售私自砖墙了一份法务审查并未通过的承诺函,在双方签订的供货合约外允诺了突破惯例的大额预付款义务,故造成项目衰退、产生疑难贴现,亦到处追究责任供应商责任。

(二)法律审查意见反馈提示 经调研,我们指出,在法律审查意见反馈环节,较理想的分工及流程如下图: 合约审查发动部门(一般来说为业务部门)首度驳回合约审查流程。在该步骤,发动部门应以应该递交WORD版本的合约(不不应获取PDF版本或对方早已盖完章的纸质版),同时获取合约业务背景和交易模式的情况讲解(比如合约改动的可玩性、双方强劲弱势讲解及关于本合同的类似情况),并应该悉数获取合约涉及的文件(如中标后签订的合约不应递交招标投标文件等,有附件的合约不应获取附件,借贷合约获取主合同,补充协议获取原合约等)。法务开具审查意见过程中,法务除需对协议展开修改及注释外,对于总体性风险、根本性风险或最重要待证实事项,不应开具法律意见书。

一般情形下应由因应前期谈判的法务来展开嗣后的合约审查,便利展开交会及在协议中实施谈判要点。针对法务审查意见,合约审查发动部门的对系统和解释尤为重要。

业务不应推崇并尽可能接纳法务意见,且不合适把内部法务注释版本获取给对方(其中标明了己方底线或谈判思路);对于法律意见的接纳情况、无法接纳的原因及风险防范措施,应当展开精确并不具针对性的对系统;除注目协议修订版外,须要高度重视说明了总体性风险、根本性风险的法律意见书。在已完成前述环节并提报领导审核之前,法务应该对审核版本再次稿件,对当前法务与业务部门仅存的分歧点否可以拒绝接受不予证实。

建议各企业设置提高决策领导层级的机制,在业务部门对系统涉及根本性风险无法防止、而法务部门建议未予签订时,由原审核领导上一级领导展开决策。此外,实践中,在领导审核环节,若领导仅有国家发改委实质的“表示同意”,并未针对各部门会签意见一一国家发改委,则不存在难以确定最后版本的问题,故领导签批意见须要尽可能具体。

在用印步骤,用印部门除比对涉及合约否经审核外,还应付法律审查意见否接纳、否已展开对系统及解释展开未尽,否则未予用印。用印后作好签订版本的存留备案工作。三、合约签订后的遵守管理 (一)内外部作法及案例 合约签订完后,对于合约的管理并没完结。

全球五百强企业中多家企业皆很推崇合约遵守过程的第一时间,侧重遵守第一时间的规范化和信息化。西门子(全球)以及大量跨国企业都用于SAP公司更为完善的ERP系统,中石油在五六年前即已创建了合约管理信息系统,构建从立项、选商、申报到签定、遵守、债权人情况通报、查找统计资料的覆盖面积全过程的信息管理系统。

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方正集团内部大多数企业由业务或者运营部门第一时间合约遵守,法务广泛在遵守阶段系由被动插手遵守,无法及时发现并处置出现异常问题。也有部分企业法务人员定期抽验或检查合约遵守的异常情况,填上“合约还款情况追踪表格”来第一时间合约遵守工程进度,获得较好效果。调研中我们找到方正内部的如下实际案例。

方正C公司与客户签订设备交易协议,C公司需向客户交付给设备到客户仓库,客户接到设备后缴纳货款。合约誓约若延期付款或交货多达30日,守约方拥有单方解除权。

合约签订后,客户电话称之为仓库近期无法存放在,拒绝再行摆放在C公司仓库,先前客户自行提货。然而在交货日剩30天后,客户拒绝接受缴付并且反而向C公司收到中止通报,称之为因C公司推迟交货,须要解除合同并索取违约金。(二)遵守第一时间及证据收集提示 我们指出,合约遵守第一时间及证据收集过程中,较为理想的分工及流程如下表格右图:遵守第一时间中牵涉到两个阶段,一般情形是由遵守追踪部门(有可能为业务部门或运营部门)展开第一时间,记录合约遵守情况和收集资料,对于合约遵守过程中经常出现的异常情况创建预警机制,对于早已再次发生的债权人、争议情形及时报告,协商涉及部门展开风险防止和纠纷处置。

法务、财务、档案管理部门获取反对:财务部门负责管理合约涉及财务数据的管理,继续执行合约资金所持,比对款项收支情况;法务部门应付遵守中经常出现的或有可能经常出现的债权人遵守或其他失当遵守情形、法律纠纷等获取法律反对,对适当情形及时开具法律意见和建议,帮助参予谈判。若遵守出现异常,抵达纠纷或诉讼阶段,则主要是由法务主导证据的收集、指导涉及人员展开调查取证,协商发送到律师函或处置诉讼、仲裁事宜,遵守追踪部门展开大力因应。遵守第一时间中难题有两处:首先,法务广泛为被动插手遵守追踪,无法及时发现并处置出现异常问题。建议法务可以通过定期或定期的检查主动第一时间遵守情况,信息化建设程度低的企业可以在系统中设置根本性合约遵守出现异常时的自动发送到警告。

其次,业务部门和运营部门在诉讼前主导资料收集,尚能无法超过法务的专业度和敏感度,较难从先前诉讼角度充分考虑证据的必要性和形式。建议各企业法务根据业务类型,研究确认合乎本企业及业务实际情况的合约台账信息要点及证据资料搜集范围,并通过审批和培训使遵守追踪部门理解、掌控涉及要点。(三)遵守第一时间记录及证据收集要点示例 下表以购销合约为事例,对合约台账管理及遵守中收集的证据要点展开了罗列:想取得专业律师第一时间获取【免费法律咨询】 请求页面http://im.maxlaw.cn/想取得专业律师第一时间获取【免费法律咨询】 请求页面http://im.maxlaw.cn/想取得专业律师第一时间获取【免费法律咨询】 请求页面http://im.maxlaw.cn/想取得专业律师第一时间获取【免费法律咨询】 请求页面http://im.maxlaw.。


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